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Dokumente automatisch trennen - Mit der neuen Funktion wird der Serienbriefversand zum Kinderspiel

Die Digitalisierung verspricht, alles einfacher zu machen. Und das sowohl im Privaten als auch im Geschäftsleben. Gerade im Bereich der digitalen Poststelle stößt die Digitalisierung oftmals aber noch an ihre Grenzen. In vielen Fällen stehen die neu entwickelten Prozesse ihren analogen Vorgängern in puncto Aufwand in nichts nach oder legen sogar noch an Aufwand zu. Mit tybird müssen Sie sich darum keine Gedanken machen, denn dank der neuen völlig automatischen Trennung von Dokumenten werden selbst Serienbriefe zum logistischen Kinderspiel.

Neue Funktion schont wertvolle Ressourcen

Im gewerblichen Schriftverkehr ist der Serienbrief die mit Abstand am häufigsten anzutreffende Form. Das mag in Einzelfällen und bei vergleichsweise geringen Stückzahlen noch kein großes Problem sein. Immerhin kann ein Serienbrief, der nur ein paar dutzend Mal verschickt wird, problemlos auch per Hand gemanagt werden. Was aber, wenn der Serienbrief nicht an ein paar Dutzend, sondern an ein paar Tausend Empfänger gesendet werden soll? Im Business-Bereich weit verbreitete Textverarbeitungsprogramme und Customer Relationship Management Systeme (CRM) liefern hier Dokumente mit mehreren tausend Seiten, die mühsam getrennt und zugeordnet werden müssen. Das frisst Ressourcen und kostet kleine und große Unternehmen bares Geld.

Was kann die neue Funktion von tybird?

Die einzelnen Dokumente automatisch trennen. Das ist die Wunschvorstellung vieler Unternehmen, bevor Sie ihre Geschäftsbriefe zu ihrem digitalen Postdienstleister überstellen. Mit tybird ist genau das jetzt möglich. Und das sogar ganz ohne großen Aufwand oder das händische Auftrennen eines Word-Dokuments mit über 1.000 Seiten. Wie das gehen soll? Ganz einfach:

tybird ist dank einer neuen Funktion dazu in der Lage, gesendete Dokumente völlig automatisch und zuverlässig an den richtigen Stellen zu trennen. Das funktioniert durch die Verwendung eines sogenannten "Separations-Schlüsselwortes". Dieses lautet "xxtybirdxxseperatorxx" und signalisiert, dass der entsprechende Serienbrief an genau dieser Stelle aufzutrennen und als eigenständiges Dokument zu behandeln ist.

Wie funktioniert es in der Praxis?

Stellen Sie sich vor, Sie setzen einen Serienbrief für die nächste Marketing-Kampagne Ihres Unternehmens auf und wollen damit 5.000 Kunden erreichen. Nun platzieren Sie das Separations-Schlüsselwort jeweils auf einer freien Seite nach dem eigentlichen Dokument. Bei der Übersendung des Gesamtdokuments an tybird erkennt das System diese Seite automatisch als Trennseite, schneidet diese heraus und sorgt dafür, dass ab der nächsten Seite automatisch ein neues Dokument entsteht.

Das alles passiert völlig automatisch und mit Ausnahme einer einzigen Einstellung in Ihrem Textverarbeitungsprogramm, tendiert Ihr persönlicher Aufwand gegen null. Die Funktion, Dokumente automatisch zu trennen, birgt damit insbesondere für Unternehmen, die viele Dokumente gesammelt versenden, enormes Potential. Und das ganz gleich, ob es sich um Dankesschreiben, Einladungen, Werbeschreiben, Rechnungen oder Mahnschreiben bei Zahlungs- und Lieferverzug handelt.

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